Open Space : comment dompter les distractions et être efficace ?

Le secret est dans l’organisation.

Open Space : comment dompter les distractions et être efficace ?

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Mouasso Angui
Écrit par Mouasso Angui
Publié le 13 avril 2017 à 04h00

Le secret est dans l’organisation.

Entre les coups de fil, les visites, les discussions des uns, les rigolades des autres, se concentrer dans un open space [ndlr :  espace de travail ouvert où les bureaux n’ont pas de séparation] devient une bataille du quotidien au travail. Les open space se font de plus en plus nombreux dans les entreprises abidjanaises. Voici nos conseils pour rester concentrée et productive malgré tout.

S’astreindre du bruit

À gauche, il y a votre collègue qui forme son stagiaire, à droite il y a celle qui raconte sa mésaventure d’hier soir à sa collègue d’en face... et très vite, vous vous retrouvez dans un tohu-bohu. Pour créer une atmosphère calme et paisible, plusieurs alternatives s’offrent à vous. D’abord, les écouteurs. Mettez de la musique, de préférence classique qui a la réputation de favoriser la concentration. Veillez cependant à ce que le volume soit raisonnable afin d’une part de rester disponible pour vos collègues, et d’autre part de ne pas gêner les autres avec le son.

Par ailleurs, vous pouvez également utiliser des oreillettes anti-bruit ou des bouchons d’oreille qui vous permettront de vous affranchir du bruit de la salle. Toutefois, l’open-space a été mis en place pour favoriser le travail en équipe, porter votre protection auditive toute la journée serait donc aller à l’encontre de ce principe. Alternez !

Organiser son travail

Parce qu’en open space la distraction est vite arrivée, il vaut mieux définir vos priorités et objectifs de la journée chaque matin. Listez vos différentes tâches de la journée ! Vous vous focaliserez sur les objectifs à atteindre et les tâches à terminer.  

S’isoler

Si vous devez discuter d’un sujet important ou boucler un dossier très important, n’hésitez à pas à vous mettre à l’écart. Profitez des les salles de réunion qui peuvent s’avérer très utiles dans ce genre de cas. Restez-y le temps de votre appel s’il le faut, mais n’y passez pas toute la journée au risque de paraître associable aux yeux de vos collègues.

Instaurer des codes

Comme dit l’adage : L’homme n’a pas été fait pour la loi, la loi a été faite pour l’homme. Avec vos collègues, créez des petites règles de savoir-vivre (sans non plus faire du bureau une dictature).

Si cela n’est pas à votre portée, montrez l’exemple. Observez les règles que vous aimeriez voir vos collègues appliquer. Par exemple, mettez votre portable sur vibreur ou silencieux, parlez discrètement au téléphone, ayez un ton raisonnable quand vous recevez des visiteurs, ne mâchez pas du chewing-gum bruyamment…

Dire non

L’emplacement de l’open space est tel que, la machine à café ou la photocopieuse sont à côté de vous, du coup on vous demande de « petits » services toutes les 5 minutes.

Dites non de manière courtoise, faites comprendre aux autres que ces différentes interruptions vous perturbent et mettent à mal votre productivité. Au besoin, n’hésitez pas à en discuter à part avec les plus « demandeurs » afin de calmer les choses.

Marquer des pauses

Vous n’y arrivez plus, vous sentez que vous êtes sur le point d’exploser ? Sortez prendre de l’air. Quittez l’open space quelques minutes, le temps d’apaiser votre esprit, de vous remettre les idées en place. Passez un coup de téléphone à quelqu’un qui saura vous mettre de meilleure humeur.

Prenez convenablement vos pauses. Elles vous permettent de ne pas saturer de l’ambiance de votre open space. Après un repas et une discussion agréable, on a souvent plus de punch pour attaquer le reste de la journée.

Si malgré ces bonnes dispositions et votre bonne volonté, vous ne parvenez pas à donner le meilleur de vous-même dans cet open space, parlez-en à vos supérieurs. Faites leur comprendre respectueusement qu’il est difficile pour vous de travailler dans ce type de cadre. Avec le dialogue, on finit toujours par trouver un terrain d’entente.

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